ACCES IMMÉDIAT

Accessible via une simple connexion à internet, notre Data Room ne requiert aucune installation ni hardware ni software. Vos utilisateurs peuvent consulter immédiatement et simultanément la documentation, à distance 24h/7j en utilisant leur navigateur habituel (par ex : internet explorer).

CHARGEMENT MASSIF

Grâce à cette fonction, chargez en 1 clic l'intégralité de votre répertoire (préalablement zippé). Vos dossiers, sous-dossiers et fichiers sont immédiatement disponibles en data room. Plus besoin d'archiver et d'envoyer la documentation sur des CD ou DVD.

RAPPORTS

En toute autonomie le Responsable de la data room peut extraire des rapports élaborés en temps réel dans les formats de son Choix (PDF, Word, Excel, RTF). Ces rapports permettent entre autre de contrôler l'activité des utilisateurs depuis leur première connexion.

QUESTIONS / RÉPONSES (Q&A)

Directement depuis la section documentaire, l' utilisateur peut soumettre en toute confidentialité ses questions (spécifiques à un dossier ou à un fichier). Le(s) responsable(s) de la session pourront décider d'y répondre de façon privée ou encore de généraliser la publication à un ou plusieurs groupes de profils. Le(s) responsable(s) peuvent extraire un fichier Excel détaillant la session de questions/réponses.

RECHERCHE AVANCÉE

Permet non seulement la recherche traditionnelle en fonction du titre ou du contenu du document mais également en fonction de critères supplémentaires comme par ex. la date ou l'auteur. Les résultats de la recherche portent uniquement et directement sur les documents que l'utilisateur est autorisé à consulter.

COMMUNICATIONS

Toutes les communications (entrantes et sortantes) sont gérées directement depuis la Data Room. Les messages échangés sont archivés de façon à garder une trace de l'ensemble des communications. Notre système de communication est compatible avec tous les serveurs de poste électronique et peut être paramétré avec une adresse email existante ou encore avec une adresse créée spécialement par Multipartner pour votre data room.

VERROUILLAGE / DÉVERROUILLAGE

Fonction activable pour les utilisateurs ayant des permissions de gestion de la documentation. Les utilisateurs ayant cette option activée pourront verrouiller un fichier en cours d'élaboration/modification de façon à éviter des modifications parallèles. Les utilisateurs intéressés à télécharger le document verrouillé pourront en demander le déverrouillage de façon anonyme (en 1 clic).

OPTION « RESTER INFORMÉ »

Option activable permettant l'envoi d'une notification relative aux modifications effectuées sur la documentation. L'option peut être activée par le responsable de la Data Room ou (si autorisé) directement par l'utilisateur. Il lui suffira de se positionner sur le dossier, sous-dossier ou document duquel il souhaite se mettre « à l'écoute ».

ASSISTANCE

Pour chaque Data Room, Multipartner désigne un Project Manager et un responsable technique qui sont les contacts privilégiés des Responsables de la Data Room. Pour les utilisateurs un help desk multilingue 24h/7j est activé pour répondre à toute problématique technique.

DATA ROOM MULTILINGUE

Votre Data Room peut être prédisposée en version Multilingue dans les langues de votre choix : Français, Anglais, Espagnol, Italien et Allemand. D'autres langues peuvent être disponibles sur demande.

DOUBLE VISUALISATION

Fonctionnalité avancée permettant au(x) gestionnaire(s) de la documentation de charger en Data Room des documents de formats modifiables (Word, Excel et Powerpoint) et que ces mêmes documents apparaissent automatiquement en format pdf pour les utilisateurs (aucune modification possible). Avec ce système, fini les laborieuses conversions de vos fichiers en .pdf !.

VERSIONNAGE DES DOCUMENTS

Possibilité de substituer un fichier, d'en conserver les versions précédentes, de consulter ces versions et de les remettre en ligne immédiatement.